Cu toţii ştiţi că pentru a fi aprobat un proiect din finanţare nerambursabilă trebuie să treacă de procesul de evaluare. Procesul este compus din mai multe etape, care au importanţa lor. Dacă o etapă nu este sedimentată corect de către consultantul care scrie cererea de finanţare, proiectul poate fi respins.
A evalua mai înseamă a estima, a judeca, a aprecia, a măsura, a preţui, a determina, a clasifica, a califica, a calcula, etc. Evaluarea unui proiect este un proces de judecare, de apreciere, de măsurare a unor parametri stabiliţi, pentru a determina valoarea şi impactul proiectului respectiv. Procesul de evaluare realizează o judecată asupra calităţii unei intervenţii, în urma căreia are loc un proces de selecţie a acelor propuneri de proiecte care corespund obiectivelor finanţatorului. Aşa are loc departajarea proiectelor în funcţie de calitate, de modul în care răspund obiectivelor liniei de finanţare şi de modul în care nevoiele clare ale obiectivului finanţat, în raport cu celelalte propuneri primite de finanţator.
Procesul de evaluare implică o evaluare a conformităţii (evaluarea administrativă), a eligibilităţii şi în cele din urmă evaluarea tehnico-financiară.
Prima etapă reprezintă verificarea formală se referă la aspecte formale, precum: respectarea formatului prevăzut, respectarea instrucţiunilor de transmitere a cererii de finanţare (poştă/online, număr de exemplare, etc), respectarea OPIS-ului (dacă a existat solicitarea acestuia), existenţa declaraţiilor solicitate, existenţa documentelor justificative solicitate, limba în care este redactată cererea, dacă este alta decât cea naţională, existenţa traducerilor autorizate, dacă este cazul, existenta ştampilelor şi semnăturilor acolo unde s-a specificat expres prin ghidul de finanţare, etc. Ghidul Solicitantului expune toate condiţiile în care documentele de finanţare pot fi declarate neconforme, şi în consecinţă respinse din procesul de evaluare.
A doua etapă, respectiv evaluarea eligibilităţii presupune încadrarea Solicitantului / Partenerilor în categoriile de beneficiari eligibili pentru apelul de propuneri, neîncadrarea Solicitantului / Partenerilor într-una dintre următoarele situaţii: insolvenţă, datorii publice restante, etc. Proiectul trebuie să respecte principiile şi obiectivele naţionale şi comunitare vizând achiziţii publice, neutralitate tehnologică, egalitate de şanse, dezvoltare durabilă, etc. Ghidul Solicitantului expune toate condiţiile în care documentele de finanţare pot conduce spre a declara proiectul neeligibil, şi în consecinţă respins.
Ultima etapă, evaluarea tehnico-financiară, vizează atingerea criteriilor specifici şi relevanţi pentru fiecare apel de propuneri de proiecte în parte şi care diferă de la domeniu la domeniu şi de la finanţator la finanţator. Cu toate acestea, regula de aur, este faptul că în practică se pune accentul pe 4 criterii esenţiale, a căror respectare conduce la îndeplinirea cu succes a obiectivelor, cu respectarea condiţiilor asumate prin proiect. Aceste 4 criterii sunt: relevanţa, metodologia, cost-eficienţă şi sustenabilitatea. Variaţii ale acestora pot fi: calitatea, coerenţa, eficienţa, eficacitatea, fezabilitatea, bugetul. Criterii suplimentare pot fi: caracterul inovativ, maturitatea, soluţia tehnică sau impactul proiectului.
Finanţatorii au resurse limitate comparativ cu nevoile pieţei. În consecinţă, este nevoie de un proces competitiv de alocare a fondurilor vizând cele mai bune proiecte.
